KONINKLIJKE HERMES ATLETIEKCLUB OOSTENDE
VZW 0474623374 – INTERN REGLEMENT
ARTIKEL 1 ALGEMEEN
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van sportvereniging Koninklijke Hermes Atletiekclub Oostende vzw (afgekort HCO), hierna de vereniging.
Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid van de verenging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
ARTIKEL 2 LEDEN
De vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit verschillende soorten leden:
- Werkende leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de algemene vergadering. De voorwaarden waaraan de werkende leden moeten voldoen worden bepaald in de statuten. Een lijst van werkende leden wordt bijgehouden op de zetel van de vereniging.
- Toegetreden leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging, doen actief aan sport in de vereniging en betalen het vereiste lidgeld.
Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de vereniging.
Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
- Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van dit intern reglement. Het intern reglement kan worden geraadpleegd op de website van de vereniging.
- Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen opgelegd door het bestuur te zullen naleven.
- Ieder lid zal alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending van bepalingen uit deze reglementen, kan een lid voor de tuchtcommissie van deze federatie moeten verschijnen. Alle sancties die opgelegd worden, zullen uitgevoerd worden door het lid in kwestie.
- Door het lidmaatschap mogen de toegetreden leden deelnemen aan trainingen en wedstrijden. De sportieve eindbeslissing over de deelname aan kampioenschappen gebeurt in overleg met de trainer.
- Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
- Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
- Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld.
ARTIKEL 3 LIDMAATSCHAP
Inschrijving bij de vereniging als toegetreden lid gebeurt door ondertekening van de aansluitingskaart en betaling van het lidgeld, uiterlijk een maand na ondertekening van de aansluitingskaart of na aanvang van een nieuw seizoen. Een seizoen loopt van 1 november tot en met 31 oktober van het daaropvolgend.
De aansluiting impliceert de aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement.
De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de vereniging. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Bij de inschrijving in een club, aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij deze sportfederatie, teneinde de verzekering voor lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.
Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt bepaald door de algemene vergadering van de vereniging.
Deze bijdrage is jaarlijks verschuldigd bij aanvang van een nieuw werkingsjaar. Bij tussentijdse aansluiting in de loop van een werkingsjaar is een gedeeltelijke bijdrage verschuldigd. De ledenbijdrage wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht in de meest ruime zin (o.a. ziekte, overheidsmaatregelen, weersomstandigheden, …) terugbetaald.
ARTIKEL 4 STRUCTUUR
De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:
Het bestuursorgaan bestaat uit minstens 3 personen. Zij worden overeenkomstig de statuten benoemd door de algemene vergadering voor bepaalde duur.
De algemene vergadering komt minstens éénmaal per jaar samen en bestaat uit alle werkende leden. Door de clubtrainers wordt per categorie (jeugd/cad-sch/bovenbouw) onder hen een trainer verkozen die hen zal vertegenwoordigen als werkend lid in de algemene vergadering. Deze aanduiding geldt – mits aanvaarding door de algemene vergadering en voor zover er kandidaten zijn – voor de volgende 3 jaren. Stopzetting van de activiteit als clubtrainer impliceert de stopzetting van de hoedanigheid van werkend lid. Deze verkiezing wordt georganiseerd door het bestuursorgaan.
Het dagelijks bestuur wordt waargenomen door de secretaris, of bij ontstentenis door een door hem aangeduid bestuurder of bestuurders.
Er wordt een jeugdsportcoördinator aangeduid door en volgens de modaliteiten bepaald door het bestuursorgaan.
Alle bevoegdheden van deze organen worden bepaald door de statuten van de vereniging.
ARTIKEL 5 VEILIG EN ETHISCH VERANTWOORD SPORTEN
Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
- Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen
- Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage
- Er wordt gestreefd naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag
- Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
- Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
- Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
- Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan.
Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de verenging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Indien een lid deze gedragsregels niet respecteert kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing zijn.
ARTIKEL 6 TUCHT EN SANCTIES
Wanneer een lid het intern reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht aanhangig gemaakt worden conform de tuchtprocedure van de federatie waarbij de vereniging is aangesloten. Door de aansluiting bij de sportvereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de federatie en aanvaardt de toepassing ervan.
Daarenboven kan het bestuur van de sportvereniging ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.
ARTIKEL 7 SPONSORING
De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kan de leden ook gevraagd worden om wedstrijdkledij te dragen waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.
ARTIKEL 8 AANSPRAKELIJKHEID
- Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de vereniging, zal hiervan een aangifte gebeuren. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het secretariaat.
- De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
- Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
- De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.
ARTIKEL 9 PRIVACY
De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de vereniging.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging. Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
ARTIKEL 10 WIJZIGING VAN HET INTERN REGLEMENT
Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de vereniging bepaald. Bij gebreke aan statuten of enige regeling hieromtrent, zal het reglement enkel aangepast kunnen worden door het bestuur van de vereniging.
Dit intern reglement werd goedgekeurd tijdens de samenkomst van het bestuursorgaan gehouden te Oostende op 13 mei 2026.